Användartips för Office 365

Många Office 365-användande företag har skattat sig lyckliga över tillgången till Microsoft Teams den här våren. Aldrig förr har företagens förmåga att erbjuda flexibla digitala verktyg satts på så stora prov. Aldrig förr har medarbetarnas behov av att kunna arbeta effektivt på distans varit större. Här är användartips för dig som har Office 365 och Teams.

I den här bloggposten har vi samlat tips, funktioner och appar som vi tycker är bra. Förhoppningsvis kan de bidra till att göra ditt arbete, och din samverkan med andra, smidigare.

Använd Teams i mobilen

Under våren har många blivit bekanta med Microsoft Teams och speciellt med mötesfunktionerna och chattmöjligheterna. Något som kan förenkla din vardag ytterligare är att ladda ner Teams mobilapp.

Här är några uppskattade funktioner:

  • Dela innehåll när du deltar i möten från mobilen. Med mobilappen kan du enkelt visa presentationer, video och bilder från din telefon. Du kan till och med dela det du ser på din skärm med andra.
  • Skicka ett audiomeddelande istället för text. Audiomeddelanden gör att du enkelt kan skicka meddelanden även när du är på språng och inte kan skriva.
  • Ställ in ”quiet hours” (till exempel 19 – 7) och ”quiet days” (lördag och söndag) för att ta kontroll över din fritid. Det här är en möjlighet som är extra intressant för personer som samverkar med andra i olika tidszoner.

Här kan du läsa om ytterligare sju funktioner i Teams mobilapp: 10 things we love about the teams mobile app

Arbeta enklare med dokument

En annan mobilapp, som vi tidigare skrivit om, är Office-appen. Den kombinerar Word, Excel och PowerPoint i en och samma app och gör det enkelt att skapa och redigera innehåll även när du arbetar på mobilen.

Den har också en rad funktioner för arbetsuppgifter som passar utmärkt att göra från en telefon. Här kan du läsa mer om Office-appen.

Här kan du ladda ner appen:

För Android

För iOs

Gör dina digitala möten smartare

Microsoft Teams erbjuder en rad finesser som gör möten effektiva, både inför, under och efter möten. Här är några smarta mötesfunktioner som inte alla nyttjar fullt ut:

Spela in mötet

Det är ju relativt ofta som någon missar ett möte eller del av ett möte. Att spela in Teamsmöten är därför en bra funktion som du kan utnyttja för att slippa uppdatera deltagare efteråt.

När du spelar in ett Teamsmöte så sparas det i molnet och en länk till inspelningen dyker upp i mötets chatt. Dessutom kan deltagarna söka i transkriberingen av mötet för att hoppa till rätt ställe i inspelningen, där just den punkten diskuterades.

Aktivera Microsoft Whiteboard

Microsoft Whiteboard är ett enkelt sätt att samverka i ett möte, som på en fysisk whiteboard. Funktionen låter mötesdeltagarna skissa, rita och skriva, med fingret eller musen, på en digital kanvas. Denna sparas också så att deltagarna kan fortsätta att arbeta med den efter mötets slut.

Här är fler tips för digitala möten

Tips för effektivt distansarbete

Det finns mängder av tips för hur du kan jobba effektivt på distans. Här är en bra artikel om distansarbete från Microsoft. Den länkar också vidare till intressant merläsning inom olika områden.

Hålla produktiviteten uppe när du arbetar på distans med Microsoft Teams

Här är en nedladdningsbar checklista för distansarbete från Microsoft