Frågor från Teamsanvändare

Allt fler använder Microsoft Teams som samarbetsverktyg. Men det är fortfarande nytt för många och kan orsaka viss frustration – speciellt om man inte fått någon ordentligt utbildning i Teams och hur det används på just ert företag. Här har vi samlat några vanliga frågor från Teamsanvändare.

Sju frågor och svar

Här är sju frågor, med svar, som vi ofta får från Teamsanvändare:

1. Kan jag kommunicera med vem som helst i min organisation och kan jag chatta med externa personer så som vi tidigare gjort i Skype för Företag?

Ja, du kan kommunicera med både interna och externa personer via både meddelanden, chatt och möten. Du behöver först bjuda in personerna till teamet (se nedan).

2. Kan jag lägga till externa personer, till exempel konsulter som jobbar med ett projekt, i mitt team?

Ja, men det är bara den som är teams-ägare som kan bjuda in externa personer som gäster. Om du inte själv är teams-ägare behöver du därför be din kollega som är ägare att bjuda in din konsult som gäst. Den du bjuder in måste ha ett arbetskonto för Office 365. Om gästen inte har ett Microsoft-konto kopplat till sin e-postadress kommer de att få ett gratis.

Du kan skicka om inbjudan flera gånger om din gäst tappar bort den eller har problem att ansluta.

3. Hur delar jag material med andra?

Det finns flera olika sätt att få in filer i ett team. Under fliken Filer kan du skapa nya filer, ladda upp filer från din dator, synkronisera mot OneDrive och även lägga till andra molnlagringsplatser (Add CloudStorage).

När filen finns i Filer delar du den bäst genom att länka till den i en konversation. Markera filen, klicka på “copy link” och klistra in den i exempelvis en chattkonversation.

4. När aviseras personer om mitt inlägg?

Aviseringar fungerar olika för inlägg och för chatt.

När du skrivit ett inlägg i teams-vyn (under Inlägg) så kan alla medlemmar i teamet se det om de är inne i Teams. Men de får ingen avisering om att något nytt har hänt, så till vida du inte taggat dem.

Du taggar personer som du vill avisera genom att skriva @ i inläggsfönstret och sedan välja vem du vill tagga från listan som visas.

När du startar eller skriver i en chatt så behöver du inte tagga personerna – de som är med I chattkonversationen aviseras ändå.

Teams skickar aviseringar via e-post och visar en röd ikon med antalet nya aktiviteter invid Teamsikonen på datorn. Inne i Teams fetstilas det som personen har missat.

5. Om jag delar filer i en gruppchatt var sparas filerna?

Filerna sparas i din OneDrive. Du hittar en sammanställning, av filer du delat i chatten, under Microsoft Teams chattfiler. Sammanställningen är användbar om du behöver hitta tillbaka till en fil du delat men inte minns när eller med vem.

6. Vad är Teams Filer kontra Visa i SharePoint?

Under fliken Filer finns valet “Öppna i SharePoint”. SharePoint är den bakomliggande plattformen så samma information som finns i Teams finns också i SharePoint. Skillnaden är att du har tillgång till fler funktioner i SharePoint. Där hittar du till exempel appar, en lista över alla filer som delas i ditt team, statistik för antalet visningar osv.

En Teams-ägare kan ha nytta av SharePoint som utökat verktyg till Filer-siten. Du kan också använda SharePoint för att få en överblick över all information som rör ditt team.

7. Hur hittar jag bland gamla konversationer?

Efter att du använt Teams ett tag kan det vara svårt att hitta tillbaka till information bland alla inlägg och konversationer.

Sökrutan högst upp i mitten gör det enklare. Skriv in ett ord eller begrepp så får du upp en sammanställning av sökresultatet. Du kan också söka på namnet på en person och få en sammanställning över chattkonversationer och aktiviteter du haft med den personen.